كيف تجعل البريد الإلكتروني أكثر فعالية؟
ماهو معدل استخدامك للبريد الإلكتروني في اليوم؟ هل لبريدك الإكتروني دور هام في حياتك العملية؟ أو الاجتماعية؟
في الوقت الحالي أصبح البريد الإلكتروني جزء من حياتنا اليومية. بحيث أنه أصبح جزء هاما في مختلف جوانب الحياة. فالبريد الإلكتروني يستخدم لارسال الخطابات الهامة، الدعوات، التعلميات، وغيرها من التعاملات المختلفة. ونتيجة لهذه الاستخدامات المختلفة قد يختلط الأمر بين البريد الإلكتروني الهام والغير الهام، مما قد يؤدي إلى ضياع الوقت أو سوء الفهم بين الرئيس ومرؤوسه أو بين شريك وشركائه. أو قد يكون سببا في إضاعة فرصة عمل هامة على المرسل. وبالتالي يجب أن تتم كتابة البريد الإلكتروني بعناية، بحيث يقوم بتأدية الغرض الذي كتب من أجله.
الخصائص التالية يجب أن تتوفر في بريدك الإلكتروني من أجل أن يكون أكثر فعالية:
- أن يكون موجزا.
- أن يكون واضحا.
- أن يكون منطقيا.
- ما الذي أهدف إليه من هذا البريد الإلكتروني؟ عليك التفكير في الهدف من هذا البريد وهل محتواه سيؤدي الهدف أم لا؟
- هل يتعلق هذا البريد بأمر ما فيما مضى؟ عليك معرفة إذا كان هذا البريد يتعلق بأمر سابق كالإستفسار عن أمر معين، أم لمعرفة الوضع الراهن لحالة معينة أوغير ذلك.
- من هو الشخص الذي سيقوم باستلام البريد؟ عليك التحديد ما إذا كان المستلم هو الشخص المقصود أم من ينوب عنه كالسكرتير وغيره أو أنه في إجازة وهنالك من يحل محله.
- ما هو الأسلوب الذي يجب استخدمه؟ العامل الذي يقوم بتحديد الإسلوب هو محتوى البريد نفسه. فهل سيتعلق الأمر بتحذير أو تنبيه؟ أم أنها دعوة إلى حفلة عشاء؟
- هل محتوى الرسالة واضح؟ الغاية من البريد الإلكتروني هو إعطاء المستَقبِل موجز كامل يوضح الفكرة الرئيسية وخصوصا إذا كان الموضوع شائك ويحتاج إلى الكثير من التفاصيل. وبالتالي تقوم رسالة البريد بإيضاح الوضع الحالي وأن المزيد من المعلومات سيتم إرسالها لاحقا.
- ماهي المستندات التي يجب إرفاقها مع رسالة البريد؟ يجب التأكد من إرفاق المستندات المطلوبة في حالة الحاجة إلى ذلك والأخذ بالحسبان خصائص هذه المرفقات من حجم المستندات ونوعها.
المصدر: كتاب الإدارة الناجحة للوقت - باتريك فورسيت
