مايجب تذكره عند وضع التعليمات

إذا كانت عليك مسؤولية أو كنت الشخص المخول لوضع التعليمات المتعلقة بأمر ما فعليك أن تعلم أن هذا الامر قد يبدو أكثر صعوبة مما تتوقع.

وخصوصا أن المتلقي سيقوم بتنفيذ المهام والواجبات التي تقع على عاتقه طبقا لهذه التعليمات. ولهذا وجب أن تكون هذه المعلومات الخاصة بهذه التعلميات واضحة للمتلقي. على سبيل المثال قيام شخص ما بمهمة كتابة تقارير الشهر الحالي وهذه المهمة تحتاج الى اتباع تعليمات معينة لأهميتها حتى يتم إنجازها بالشكل المطلوب وإلا سيتم إنجازها بشكل غير صحيح مما يؤدي إلى خسائر في الوقت والجهد وربما المال. وبالتالي عليك أن تأخذ في الحسبان أن النقاط التالية يجب أن تصل إلى المتلقي:

• يجب أن يعلم ماذا يجب القيام به ويتم ذكر التفاصيل.
• يجب أن يعلم ماهي الأهداف من هذه التعليمات وخصوصا أن هذا الأمر يساعد على جعل التعليمات أكثر وضوحا لذهن المتلقي وأمر منطقي.
• يجب أن يعلم طريقة وآلية القيام بهذه التعليمات. 
• يجب أن يعلم متى موعد الإنجاز وكل الأمور المتعلقة بالوقت.

المصدر: كتاب الإدارة الناجحة للوقت - باتريك فورسيت